Der Begriff Gebäudeinstandhaltung bezeichnet allgemein die Maßnahmen, die erforderlich sind, um den ursprünglichen Zustand und die Funktionsfähigkeit eines Gebäudes aufrechtzuerhalten. Die Instandhaltung von Gebäuden umfasst nach der allgemeinen Definition die folgenden vier Einzelmaßnahmen:

• Wartung
• Inspektion
• Instandsetzung
• Verbesserung

Wartung
Wartungsmaßnahmen dienen dazu, die Abnutzung an Bauteilen, technischen Einrichtungen und Geräten so gering wie möglich zu halten. Zu den Wartungsmaßnahmen zählen die Auftragsdokumentation und Analyse des Auftragsinhaltes sowie das Erstellen eines Wartungsplanes, der auf die Belange des Gebäudes, des Gerätes oder des Bauteils zugeschnitten ist. Geräte sind beispielsweise Aufzüge oder Heizungsanlagen. Unter die Kategorie „Bauteile“ fallen unter anderem die Fassade oder die Dachbedeckung. Aus dem Wartungsplan müssen Ort, Termin, auszuführende Maßnahmen und spezielle bauliche Besonderheiten hervorgehen.
Zudem müssen Wartungsmaßnahmen finanziell und technisch vorbereitet sowie vor allem Schutz- und Sicherheitseinrichtungen und Ausrüstungen der Arbeitsplätze festgelegt werden.

Inspektion
Bei der Inspektion wird der genaue gegenwärtige Zustand des Gebäudes beurteilt. Gemeinhin wird mit der Inspektion ein Baufachmann oder Techniker beauftragt. Dabei wird die Ursache von Veränderungen am Gebäude oder an Geräten, beispielsweise durch Abnutzung, festgestellt. Im Laufe der Inspektion werden die Ergebnisse fotografisch und schriftlich festgehalten. Anschließend werden konkrete Maßnahmen zur Verbesserung des Istzustandes erarbeitet, deren Ausführung kontrolliert wird.

Instandsetzung
Die konkreten Maßnahmen, die zur Instandhaltung ergriffen werden, werden unter dem Begriff „Instandsetzung“ zusammengefasst. Durch die Instandsetzung wird der ursprüngliche Zustand des Gebäudes, eines Bauteils oder eines Gerätes wiederhergestellt. Die Vorbereitung der Durchführung, die Kalkulation und die Bereitstellung von Mitteln, Personal und Material fallen unter anderem in diesen Arbeitsschritt. Auch die Abstimmung mit den ausführenden Handwerkern sowie die eigentliche Durchführung und anschließende Abnahme der baulichen Maßnahmen fallen in die Kategorie „Instandsetzung“.

Verbesserung
Zur Verbesserung der Gebäudeinstandhaltung zählen alle Maßnahmen, die beispielsweise von der Energieeinsparverordnung (EnEV) oder dem Energieeinsparwärmegesetz (EEWärmeG) gefordert werden. Um das Klimaziel zu erreichen, werden in den nächsten Jahren immer weitere Verbesserungsmaßnahmen bei der Gebäudeinstandhaltung notwendig sein. Auch Maßnahmen zur Wertsteigerung der Immobilie fallen unter die Kategorie
„Verbesserung“, etwa eine Vergrößerung der Wohnfläche sowie eine Aufwertung der Ausstattung oder der technischen Anlagen. Modernisierung und (energetische) Sanierung des Gebäudes dienen ebenso der Verbesserung der Instandhaltung.